小貿(mào)出海帶你了解W-8表格填寫步驟及必坑要點(diǎn)！
近日，相信不少亞馬遜美國(guó)站賣家的后臺(tái)都收到了一則稅務(wù)信息更新的通知，賣家務(wù)必重視起來(lái)。具體來(lái)看，亞馬遜表示賣家需要在2025年12月31日之前按照規(guī)定更新W-8稅務(wù)表格，逾期店鋪將受限制。注意！這是美國(guó)國(guó)稅局（IRS）的規(guī)定，大家千萬(wàn)不要和中國(guó)國(guó)稅總局的涉稅信息申報(bào)混淆了，造成漏申報(bào)。
01、讀懂W-8表格，跨境賣家的稅務(wù)ID
美國(guó)W-8表格是由IRS發(fā)布的一系列稅務(wù)表格，主要用于收集非美國(guó)居民或?qū)嶓w的稅務(wù)身份信息，以便確定其在美國(guó)的稅務(wù)責(zé)任并享受相關(guān)稅收協(xié)定或減免待遇。
W-8表格沒(méi)有固定的每年統(tǒng)一申報(bào)時(shí)間，其申報(bào)主要與表格有效期及信息變更相關(guān)。自提交之日起，W-8表格有效期為三年，至三年后的12月31日失效，失效前需要重新提交。以2025年為例，若賣家的W-8表格是2022年提交的，那么在2025年12月31日前需要重新提交。
此外，如果個(gè)人信息如姓名、地址、公司類型或稅務(wù)識(shí)別號(hào)等發(fā)生變更，需在信息變更后的30天內(nèi)重新提交W-8表格。要注意的是，若所在國(guó)與美簽有稅收協(xié)定，正確填報(bào)可以享受優(yōu)惠，錯(cuò)誤填報(bào)則需承擔(dān)30%預(yù)扣稅率。因此，賣家一定不能疏忽大意。
02、實(shí)操指南，W-8表格填寫步驟與避坑要點(diǎn)
對(duì)于跨境賣家來(lái)說(shuō)，如何準(zhǔn)確高效地完成W-8表格填寫是最為關(guān)鍵的。下面以亞馬遜為例，給各位賣家朋友拆解一下填寫步驟。
?填寫前的準(zhǔn)備工作
在進(jìn)入亞馬遜后臺(tái)填寫前，需提前準(zhǔn)備以下材料，避免因信息缺失反復(fù)操作：
個(gè)人賣家：護(hù)照原件（確認(rèn)姓名拼音與英文拼寫）、身份證正反面照片（用于填寫外國(guó)稅務(wù)識(shí)別號(hào)）、永久居住地址的英文翻譯（需與銀行賬單地址一致）。
企業(yè)賣家：營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本（確認(rèn)英文名稱與注冊(cè)信息）、法人護(hù)照或身份證（用于電子簽名）、企業(yè)稅務(wù)登記證（需包含納稅人識(shí)別號(hào)）、注冊(cè)地址與經(jīng)營(yíng)地址的英文翻譯。特殊材料：若需申請(qǐng)中美稅收協(xié)定優(yōu)惠，可提前準(zhǔn)備稅務(wù)居民身份證明（可向國(guó)內(nèi)稅務(wù)局申請(qǐng)開具），雖非強(qiáng)制提交，但能提升優(yōu)惠申請(qǐng)通過(guò)率。
同時(shí)賣家還要確保使用的是最新版本表格，IRS會(huì)不定期更新表格內(nèi)容，亞馬遜后臺(tái)的信息采集系統(tǒng)已同步最新版本，建議優(yōu)先通過(guò)線上填寫而非下載舊版紙質(zhì)表格。
?線上填寫完整流程（以常見的企業(yè)賣家W-8BEN-E為例）
登錄后臺(tái)并進(jìn)入頁(yè)面：使用“我要開店”付款賬戶的主用戶登錄賣家后臺(tái)，點(diǎn)擊頂部“設(shè)置”，選擇“賬戶信息”，在頁(yè)面底部找到“稅務(wù)信息”模塊，點(diǎn)擊“更新稅務(wù)信息”進(jìn)入采集頁(yè)面。
稅務(wù)身份選擇：企業(yè)賣家需選擇Business、Partnership或其他適用的法律實(shí)體類型。個(gè)體工商戶或個(gè)人賣家選擇Individual。（ps：個(gè)人擁有的豁免實(shí)體有限責(zé)任公司，也需選擇"個(gè)人"分類）
填寫身份信息：企業(yè)賣家填寫企業(yè)英文名（需與營(yíng)業(yè)執(zhí)照英文名稱完全一致，無(wú)英文名可填寫拼音），選擇組織類型，填寫注冊(cè)國(guó)家/地區(qū)。個(gè)人賣家填寫個(gè)人姓名拼音，格式為“名 + 姓”（如張三填寫San Zhang），需與護(hù)照姓名順序一致，國(guó)籍選擇“China”。
補(bǔ)充地址與稅務(wù)信息：填寫永久居住地址（企業(yè)為注冊(cè)地址）的英文完整信息，包括街道、城市、省份、郵政編碼和國(guó)家，需確保與地址證明文件一致?！懊绹?guó)賦稅編號(hào)（TIN）”處可填“無(wú)”，“外國(guó)賦稅編號(hào)”處填寫企業(yè)統(tǒng)一社會(huì)信用代碼（企業(yè)賣家）或身份證號(hào)碼（個(gè)人賣家）。
聲明稅收協(xié)定（關(guān)鍵步驟）：在“稅收協(xié)定聲明”部分，中國(guó)賣家需勾選“China”，并注明適用的中美稅收協(xié)定條款，這是享受10%優(yōu)惠稅率的核心操作，遺漏將默認(rèn)按30%預(yù)扣稅。
電子簽名與提交：企業(yè)賣家需填寫法人姓名拼音（格式同個(gè)人賣家），個(gè)人賣家填寫本人姓名拼音，勾選“同意電子簽名”和“承擔(dān)法律責(zé)任”選項(xiàng)，點(diǎn)擊“保存并預(yù)覽”。確認(rèn)信息無(wú)誤后點(diǎn)擊“提交表格”，系統(tǒng)會(huì)顯示提交成功頁(yè)面。
?。╬s：提交前，請(qǐng)務(wù)必仔細(xì)核對(duì)填寫的信息，確保無(wú)誤后再點(diǎn)擊“提交表格”）
若因特殊原因需提交紙質(zhì)表格，需下載亞馬遜生成的表格模板，手寫簽名后郵寄至指定地址，且需預(yù)留10-15個(gè)工作日的處理時(shí)間，遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于電子提交的3-5天驗(yàn)證周期，因此強(qiáng)烈建議優(yōu)先選擇線上操作。
對(duì)于跨境賣家來(lái)說(shuō)，W-8表格填寫并非一項(xiàng)簡(jiǎn)單的工作，表格長(zhǎng)、涉及范圍廣、填寫信息多……一旦錯(cuò)填漏填，賣家就面臨著30%高額預(yù)扣稅、稅務(wù)罰款、賬戶停用等風(fēng)險(xiǎn)。小貿(mào)建議有填表需要的賣家，尋求專業(yè)稅務(wù)代理，在指導(dǎo)下完成填寫。
03、高頻問(wèn)答，賣家最關(guān)心的7大問(wèn)題
即便掌握了填寫步驟，賣家在實(shí)操中仍會(huì)遇到各類細(xì)節(jié)疑問(wèn)。小貿(mào)整理了近期賣家咨詢量最高的7個(gè)問(wèn)題，結(jié)合IRS規(guī)定和亞馬遜官方答復(fù)給出權(quán)威解答：
1）我的店鋪年收款不到2500美元，需要更新嗎？
暫無(wú)需強(qiáng)制更新。但需注意兩點(diǎn)：一是若后續(xù)收款達(dá)標(biāo)，系統(tǒng)會(huì)立即觸發(fā)申報(bào)提醒，需在7天內(nèi)完成；二是已提交的表格若已過(guò)期（超過(guò)3年），即便未達(dá)標(biāo)也建議更新，避免后續(xù)補(bǔ)填影響銷售。
2）填錯(cuò)表格類型如何修改？
進(jìn)入“稅務(wù)信息”頁(yè)面，點(diǎn)擊“撤銷提交”（僅未審核通過(guò)時(shí)可見），刪除錯(cuò)誤表格后重新選擇正確類型填寫。若已審核通過(guò)，需聯(lián)系亞馬遜賣家支持，提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照或身份證證明身份，由平臺(tái)協(xié)助重置填報(bào)權(quán)限。
3）沒(méi)有美國(guó)稅號(hào)（EIN/ITIN），可以填寫W-8表格嗎？
完全可以。中國(guó)賣家無(wú)需強(qiáng)制申請(qǐng)美國(guó)稅號(hào)，W-8BEN的Line 6可填身份證號(hào)，W-8BEN-E可填統(tǒng)一社會(huì)信用代碼，這兩個(gè)號(hào)碼可作為"外國(guó)稅號(hào)"完成身份驗(yàn)證。
4）逾期未更新，店鋪被限制了怎么恢復(fù)？
需立即完成W-8表格更新，提交后亞馬遜會(huì)在3-5個(gè)工作日內(nèi)審核，審核通過(guò)后24小時(shí)內(nèi)解除限制。若已產(chǎn)生資金扣留，需額外提交《收入來(lái)源說(shuō)明》，證明收入合規(guī)性后可解凍。
5）公司法人換了，簽名該簽新法人還是舊法人？
需分情況。若亞馬遜后臺(tái)已完成法人信息變更，簽新法人；若未變更，需簽舊法人（表格信息需與后臺(tái)一致），建議同步更新后臺(tái)法人信息，避免身份信息沖突。
6）W-8表格提交后，亞馬遜會(huì)審核多久？
通常為3-5個(gè)工作日，旺季可能延長(zhǎng)至7個(gè)工作日。審核狀態(tài)可在“稅務(wù)信息”頁(yè)面查看，若顯示“已驗(yàn)證”則代表通過(guò)；若顯示“需補(bǔ)充信息”，需按提示修改后重新提交。
7）表格有效期3年是從填寫日還是提交日算？
從簽名日期開始計(jì)算，而非提交日期。建議在到期前30天完成更新，避免到期后系統(tǒng)自動(dòng)按30%預(yù)扣稅。
以上就是小貿(mào)整理的賣家最為關(guān)心的7大問(wèn)題。最后小貿(mào)再次提醒各位賣家：盡早核查自身W-8表格狀態(tài)，及時(shí)完成更新與提交，既是規(guī)避稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)鍵一步，也是保障2025年及后續(xù)店鋪穩(wěn)定運(yùn)營(yíng)的基礎(chǔ)。主動(dòng)應(yīng)對(duì)、合規(guī)操作，才能讓跨境生意少走彎路，穩(wěn)步前行。
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