利盟轉(zhuǎn)型背景大數(shù)據(jù)時(shí)代非結(jié)構(gòu)化難題
泡泡網(wǎng)激光打印機(jī)頻道8月7日 有人說(shuō)，這是一個(gè)高速發(fā)展的時(shí)代，科技的演變與我們息息相關(guān)，信息瞬息萬(wàn)變，大量的信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，隨時(shí)隨刻地散布到世界各個(gè)角落。
有人說(shuō)，這是一個(gè)移動(dòng)互聯(lián)的時(shí)代，現(xiàn)在的移動(dòng)設(shè)備越來(lái)越多，并且能夠更好的進(jìn)行業(yè)務(wù)管理，通過(guò)移動(dòng)設(shè)備來(lái)打印、獲取信息以及處理工作流。
然而，利盟CEO Paul Rooke先生提出了一個(gè)更為確切的觀點(diǎn)：這是一個(gè)“云”時(shí)代。在如今的這個(gè)時(shí)代里，信息量正在呈現(xiàn)出一個(gè)爆炸性的增長(zhǎng)，不管從種類(lèi)還是數(shù)量上來(lái)看，都在前所未有的快速增加。除了信息以外，還有另外一個(gè)很重要的元素就是流程，信息和流程是結(jié)合在一起的，有些時(shí)候信息會(huì)驅(qū)動(dòng)流程，有些時(shí)候流程要去使用這些信息和內(nèi)容。我們通常也稱(chēng)之為大數(shù)據(jù)時(shí)代。
面臨著時(shí)代轉(zhuǎn)型的重要時(shí)刻，利盟CEO回顧了如今大數(shù)據(jù)時(shí)代的時(shí)代背景。
說(shuō)到大數(shù)據(jù)時(shí)代，在這里不得不提一個(gè)概念，那就是非結(jié)構(gòu)化信息。信息按照它的格式大致分成兩個(gè)類(lèi)別，一類(lèi)是結(jié)構(gòu)化的信息，另外一類(lèi)是非結(jié)構(gòu)化的信息。
首先，結(jié)構(gòu)化的信息是按照事先設(shè)計(jì)好的特定格式進(jìn)行整理的數(shù)據(jù)。在企業(yè)內(nèi)部，這些信息都是由核心系統(tǒng)進(jìn)行管理的，比如ERP、SAP都是進(jìn)行結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理的系統(tǒng)。而結(jié)構(gòu)化信息是現(xiàn)在驅(qū)動(dòng)企業(yè)業(yè)務(wù)流程的核心管理信息。另外，結(jié)構(gòu)化信息是由事先設(shè)計(jì)好的結(jié)構(gòu)化信息進(jìn)行管理和使用。
非結(jié)構(gòu)化的信息有很多種類(lèi)，視頻、圖片、音頻、郵件等都是非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)。大體上我們可以把非結(jié)構(gòu)化信息分成兩個(gè)類(lèi)別，一是數(shù)字化信息，一是紙張信息?？赡艽蠹艺J(rèn)為數(shù)字化的信息都是結(jié)構(gòu)化的，但實(shí)際上絕大多數(shù)數(shù)字化的信息屬于非結(jié)構(gòu)化的信息，無(wú)法被直接使用。此外，數(shù)字化信息的另一個(gè)困難點(diǎn)是這些信息散落存儲(chǔ)于電腦、pad、手機(jī)等各種設(shè)備中，而且在多數(shù)情況下都互不兼容。以PPT為例，可能不同的人使用的格式都是不一樣的，它無(wú)法很好的融合在一起。另一類(lèi)非結(jié)構(gòu)化信息是紙張信息。在數(shù)字化設(shè)備非常豐富的今天，紙張還是非常重要的信息溝通工具，在很多業(yè)務(wù)流程當(dāng)中擔(dān)任很重要的角色。比如說(shuō)銀行，大家現(xiàn)在去銀行開(kāi)戶，像填寫(xiě)表格等都要用到很多紙張；如果大家去交付貨物，也需要用紙張來(lái)確認(rèn)。但是，大量使用紙張一則會(huì)產(chǎn)生浪費(fèi)，二則很容易導(dǎo)致低效；完全依賴(lài)于紙張進(jìn)行溝通的業(yè)務(wù)流程仍是現(xiàn)今很普遍的現(xiàn)象。
非結(jié)構(gòu)化信息與流程造成企業(yè)內(nèi)部溝通不暢，企業(yè)急需尋找有效的解決方案
當(dāng)前，在企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)化信息占的比例很少，絕大多數(shù)的數(shù)據(jù)都是非結(jié)構(gòu)化信息，調(diào)研顯示，非結(jié)構(gòu)化信息比例在多數(shù)企業(yè)內(nèi)部高達(dá)80%以上。因?yàn)楹诵牡慕Y(jié)構(gòu)化流程系統(tǒng)只能管理結(jié)構(gòu)化信息，所以大部分非結(jié)構(gòu)化的信息都在核心系統(tǒng)掌控之外的，無(wú)法被管理和利用。與數(shù)據(jù)相關(guān)聯(lián)的還有流程，目前企業(yè)中超過(guò)2/3的流程也都是非結(jié)構(gòu)化的，即通過(guò)紙張以手工或半手工的方式在進(jìn)行管理。這些流程游離于企業(yè)核心的管理系統(tǒng)以外，往往造成嚴(yán)重的浪費(fèi)和低效。例如，零售企業(yè)在日常業(yè)務(wù)中會(huì)收到大量發(fā)票和銷(xiāo)售合同等文檔文件，格式不盡相同，如何迅速將其歸檔，納為數(shù)字化信息？傳統(tǒng)的方式是，雇傭大批工作人員逐一錄入，但所費(fèi)成本不菲且出錯(cuò)率高?；蛘卟捎肙CR等傳統(tǒng)文字識(shí)別軟件掃描進(jìn)入系統(tǒng)，缺點(diǎn)是往往對(duì)文件格式有特殊的要求，無(wú)法應(yīng)對(duì)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)多樣性的問(wèn)題。
綜上所述，我們看到的普遍現(xiàn)狀是，企業(yè)的核心信息（少部分的信息）被結(jié)構(gòu)化的核心系統(tǒng)進(jìn)行管理，而在核心系統(tǒng)的外部還有大量的非結(jié)構(gòu)化的信息，以數(shù)字化的、或紙張的等不同形式存在。這些非結(jié)構(gòu)化信息同核心的結(jié)構(gòu)化系統(tǒng)之間的交流是阻斷的，這必將導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部信息的不通暢。
非結(jié)構(gòu)化信息與流程的管理已經(jīng)刻不容緩
顯而易見(jiàn)，非結(jié)構(gòu)信息與非結(jié)構(gòu)化流程造成企業(yè)內(nèi)容的信息溝通不暢，從而會(huì)導(dǎo)致企業(yè)缺乏對(duì)問(wèn)題的能見(jiàn)度，甚至在有些情況下出現(xiàn)失控，主要是三方面的影響。
第一是客戶服務(wù)。因?yàn)槟悴荒芗皶r(shí)看到客戶那端是什么現(xiàn)狀，出現(xiàn)了什么問(wèn)題，無(wú)法就此提供相應(yīng)的解決方案，所以導(dǎo)致對(duì)客戶服務(wù)受到影響。
第二是營(yíng)業(yè)收入和利潤(rùn)。之前分享的數(shù)據(jù)顯示2/3的企業(yè)不知道其在打印方面的支出，打印量是多少。如果在這方面進(jìn)行優(yōu)化和控制，可以增加企業(yè)利潤(rùn)，減少很多的浪費(fèi)。
第三是客戶市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。結(jié)構(gòu)化的系統(tǒng)只能“感覺(jué)”到一部分信息，然而大量非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)能給企業(yè)提供很多的有價(jià)值的信息。如果不能對(duì)這些非結(jié)構(gòu)化信息進(jìn)行吸收和使用，會(huì)導(dǎo)致企業(yè)在適應(yīng)市場(chǎng)變化方面變得遲緩，或者難以適應(yīng)變化。
大數(shù)據(jù)的演變發(fā)展是迅速的，面對(duì)著如此背景，如果我們能改變這些局面，把結(jié)構(gòu)化信息和非結(jié)構(gòu)化信息連接起來(lái)，把使用這些信息的人、流程、應(yīng)用全部連接起來(lái)，我們的辦公將變得更加高效、節(jié)能。大數(shù)據(jù)時(shí)代將會(huì)跨過(guò)一個(gè)新的里程碑！■
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